K. 0643.1.2014                                                              Stalowa Wola, 25.01.2014r.

Informacja

z realizacji zadań Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym  w Stalowej Woli za okres od 01.01.2013r. do 31.12.2013r.

I. Referat Kontroli w analizowanym okresie zajmował się realizacją  następujących zadań:

1. Gromadzenie i aktualizowanie przepisów z zakresu spraw zaliczanych do kompetencji w/w Referatu oraz analiza wszelkich zmian występujących w przepisach prawnych   i zapoznawanie się z nimi na bieżąco.

2. Gromadzenie orzecznictwa związanego z tematyką przepisów dotyczących zadań Referatu.

3. Analiza przepisów dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych.

4. Przygotowywanie planów i tez do kontroli.

5. Przeprowadzenie kontroli w jednostkach powiatowych oraz analiza dokumentów przedstawionych do kontroli.

6. Sporządzanie protokołów i sprawozdań zawierających analizę i ustalenia  z kontroli.

7. Przeprowadzenie narad pokontrolnych w jednostkach, w których prowadzono kontrole i omówienie protokołów ze szczególnym zwróceniem uwagi na stwierdzone nieprawidłowości.

8. Opracowanie projektów zaleceń pokontrolnych.

9. Monitoring zaleceń pokontrolnych - poprzez analizę realizacji zaleceń pokontrolnych  w trakcie kontroli sprawdzającej oraz gromadzenie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.

10. Analiza przyczyn występowania negatywnych zjawisk w kontrolowanych jednostkach i poszukiwanie propozycji dotyczących sposobu wyeliminowania ich.

11. Ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.

12. Udzielenie instruktażu i wyjaśnień dla pracowników kontrolowanych jednostek.

II. W 2013r. pracownicy Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej  Woli przeprowadzili ogółem 32 kontrole.

1. W jednym przypadku, kontrola była prowadzona równocześnie w 2 placówkach, ponieważ placówki te były nadzorowane przez jeden organ – tj. Spółki z o.o., a dotyczyło to szkół niepublicznych.

2. W 2012r. kontrole były prowadzone w  jednostkach organizacyjnych Powiatu,  w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych, otrzymujących dotacje ze środków budżetu Powiatu oraz placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia .

3. W 2013r. przeprowadzono  następujące rodzaje kontroli:

-      jedna kompleksowa,
-      dwadzieścia problemowych,
-      jedenaście sprawdzających, z których sporządzono 1 protokół i 10 sprawozdań. Sprawozdania były sporządzane w tych przypadkach, gdzie wszystkie zalecenia zostały  w pełni zrealizowane.

III. Kontrole przeprowadzono w następujących jednostkach organizacyjnych:

IV. W jednostkach organizacyjnych Powiatu, placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia  oraz w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych otrzymujących dotację z budżetu Powiatu Stalowowolskiego, przeprowadzono kontrole na następujące tematy:

1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce.

2. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

3. Prawidłowość naliczania i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

4. Realizacja zadań związanych z prowadzeniem Składnicy Akt w jednostce.

5. Prawidłowość gospodarowania Funduszem Płac.

6. Prawidłowość opracowania i stosowania przepisów wewnętrznych w jednostce kontrolowanej.

7. Realizacja wydatków związanych z remontami dróg powiatowych w 2012r.

8. Wydatkowanie środków na ubezpieczenia zdrowotne dla osób  nie objętych obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym.

9. Realizacja zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli.

10. Gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi – ze szczególnym zwróceniem uwagi na odpowiedzialność materialną pracowników .

11. Prowadzenie akt osobowych pracowników i określenie ich zakresów czynności.

12. Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.

13. Realizacja wydatków z planu finansowego.

14. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych otrzymanych z dotacji budżetu Powiatu Stalowowolskiego w 2011, 2012 i 2013 roku.

15. Prawidłowość wydatkowania środków przeznaczonych na dofinansowanie rodzin zastępczych w 2012r.

16. Realizacja wydatków „na media” oraz prawidłowość sporządzania i zawierania umów na usługi.

17. Realizacja zadań wynikających z przepisów dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji.

W większości kontrolowanych  jednostek  były  realizowane dwa lub trzy tematy kontroli, w przypadku kontroli kompleksowej  9 tematów. Sprawdzano i analizowano dokumenty i przepisy związane z zagadnieniami wynikającymi z tych tematów .

V.  Efekty przeprowadzenia kontroli.

1. Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych / Dz. U. Nr 157, poz. 1241 z późn. zm./, dotyczących nadzoru  i kontroli w zakresie spraw finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz innych kontrolowanych placówkach.

2. Bezpośrednim efektem z przeprowadzenia kontroli były protokoły (22), sprawozdania (10) oraz zalecenia pokontrolne (13).

3. Równocześnie w trakcie przeprowadzenia kontroli lub po jej zakończeniu udzielano instruktażu, udostępniano aktualnie obowiązujące przepisy z zakresu kontrolowanych zagadnień oraz wzory niektórych dokumentów opracowane przez pracowników Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym.

4. Po zakończeniu kontroli były organizowane narady z Kierownikiem i Głównym Księgowym kontrolowanej jednostki i zainteresowanymi pracownikami, w trakcie  których omawiano:
- treść ustaleń zawartych w protokołach,
- stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości.

5. Prowadzony jest monitoring realizacji zaleceń, a tym samym wykorzystania wyników kontroli poprzez żądanie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne oraz prowadzenie kontroli sprawdzających.

6. Po przeprowadzonych kontrolach przekazano do jednostek organizacyjnych  Powiatu następujące zalecenia pokontrolne:

1/ Uaktualnić w jednostce przepisy  kancelaryjno - archiwalne tj.:
- „Instrukcję Kancelaryjną”
- „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt”
- „Instrukcję organizacji  i zakresu działania Składnicy Akt”
w/w przepisy wewnętrzne należy wprowadzić w życie Zarządzeniami Dyrektora, po uprzednim zaakceptowaniu ich przez Archiwum Państwowe. 

2/ W celu uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej należy podjąć następujące działania:
a) Opisywać teczki aktowe zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,

b) Wprowadzić i stosować w jednostce środki ewidencyjne związane z prowadzeniem Składnicy Akt t.j.:
 spisy zdawczo -  odbiorcze,
 wykaz spisów zdawczo – odbiorczych, 
 karty  udostępniania akt,
 ewidencja wypożyczonych akt ,

c) Zakładać i prowadzić na bieżąco spisy  spraw w teczkach aktowych na każdy rok oddzielnie. 

d) Opisać i uporządkować materiały archiwalne zgromadzone w Składnicy Akt zgodnie z §14 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania  i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002r. Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).

e) Przestrzegać przepisy dotyczące brakowania dokumentacji, której minął czas przechowywania  w Składnicy Akt t.j. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r.  w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania  i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U.  z 2002r. Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).

f) Sporządzać roczne  sprawozdanie z działalności Składnicy Akt.

g) Przeprowadzić brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres  przechowywania w  Składnicy Akt już minął, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego. Z przeprowadzonego brakowania należy sporządzić protokół brakowania dokumentacji .

3/ Bezwzględnie przestrzegać przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych /Dz. U.  Nr 38, poz.207 z późn. zm./. Wydatki na kanalizację należy ujmować w § 4300 (zakup usług pozostałych) a nie w § 4260 (zakup energii).

4/ Niezwłocznie wyeliminować nieprawidłowości występujące przy dysponowaniu środkami pieniężnymi i podpisywaniu umów, a tym samym rozdzielić funkcję  dysponenta środkami pieniężnymi (Dyrektor) od funkcji wykonawcy dyspozycji (Główna księgowa).
Dyspozycja środkami pieniężnymi należy do wyłącznych uprawnień Kierownika jednostki.

5/ Przestrzegać bezwzględnie terminowości  zapłaty zobowiązań, w jednej z placówek ponad 50% faktur w 2012r. było zapłacone po terminie.

6/ Przestrzegać przepisy ustawy z dnia 04.03.1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych / t.j. z 2012r., pozycja  592./  a w szczególności:

a) Dostosować zapisy zawarte w Zarządzeniu  Dyrektora Nr 7/2009 dotyczącego „Powołania Komisji ds. opiniowania wniosków o dofinansowanie świadczeń z ZFŚS” do aktualnie obowiązujących przepisów wewnętrznych z tego zakresu.

b) Przestrzegać przepisy  art.6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dotyczące terminów i kwot jakie powinny być przekazywane na konto ZFŚS.

c) W sprawozdaniu z realizacji ZFŚS należy uwzględnić wszystkie środki, które zasilały konto ZFŚS, również te, które pozostały na koncie funduszu z poprzedniego roku.

d) Niedopuszczalne jest podpisywanie dwóch umów w różnych kwotach na jedną usługę. W dokumentach finansowych znajdują się dwie umowy na imprezę: „Koncert poezji śpiewanej w wykonaniu J. Mocarza pt. Jeszcze tańczą ogrody” w dwóch  różnych kwotach  ( jedna z dnia 19.IX.2011r.  na kwotę :  2000,00 zł., druga z dnia  20.XI.2011r. na kwotę: 1500,00 zł.), a dotyczy to jednej imprezy. Późniejsza umowa  jest podpisana na kwotę : 1500,00 zł. – tym samym powinna to być umowa obowiązująca. W przyszłości nie należy dopuszczać do tego typu sytuacji.

e) Przestrzegać przepisy ustawy o rachunkowości a w szczególności art.21 ust.1 , który określa co powinien zawierać dowód księgowy, a więc również i rachunek.
Faktury te nie spełniały wymogów w/w artykułu ustawy o rachunkowości, ponieważ  nie zawierały opisu operacji finansowych – świadczonej usługi, ceny jednostkowej, nie precyzowały jakiego rodzaju usługa gastronomiczna była świadczona ani dla ilu osób i w jakiej cenie. Faktury nie były również opisane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie i brakowało listy osób, które uczestniczyły w tych imprezach.
 
f) Należy sporządzać każdorazowo umowy na usługi i imprezy opłacane ze środków ZFŚS (dla celów dowodowych zgodnie z Kodeksem Cywilnym) oraz listy uczestników biorących udział w imprezach zbiorowych.

g) Należy żądać od osób ubiegające się o dofinansowanie różnych form pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych , złożenia wniosku  o dofinansowanie -  obowiązek ten wynika z ogólnie obowiązujących przepisów.  

7/ Przy zawieraniu umów zlecenie należy dokładnie i precyzyjnie określać obowiązki zleceniobiorcy oraz wynagrodzenie jakie przysługuje za realizację zadań będących przedmiotem umowy.

8/ Należy założyć „karty ubraniowe dla dzieci” i prowadzić je na bieżąco – odnotowując w nich zakupy realizowane dla poszczególnych dzieci.

9/ Na rachunkach za żywność umieszczać adnotację o jej przeznaczeniu oraz podpis osoby, która pobrała dane artykuły.

10/ Należy przestrzegać bezwzględnie przepisów  Rozporządzenia Rady Ministrów  z dnia 18.03.2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych /t.j. z 2013r., poz. 1050 z późn. zm./. szczególnie w zakresie ustalania kategorii zaszeregowania pracowników.

11/ Należy uaktualnić Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami.

7. Treść niektórych zaleceń powtarzała się w kilku jednostkach.

8.W pięciu przypadkach do protokołu były dołączone wyjaśnienia  Kierowników
    jednostek kontrolowanych dotyczące badanych zagadnień:

1/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 28.02.2013r. z kontroli problemowej przeprowadzonej   w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Stalowej Woli.

2/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 23.05.2013r. z kontroli problemowej przeprowadzonej   w NZOZ Ośrodku Rehabilitacji Dzieci Niepełnosprawnych, Ośrodku Rewalidacyjno- Wychowawczym w Stalowej Woli.

3/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 31.07.2013r. z kontroli problemowej przeprowadzonej   w Katolickim Liceum Ogólnokształcącym w Stalowej Woli.

4/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 22.11.2013r. z kontroli problemowej przeprowadzonej   w Zarządzie Dróg Powiatowych w Stalowej Woli.

5/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 19.12.2013r. z kontroli problemowej przeprowadzonej   w Zespole szkół Nr 6 Specjalnych w Stalowej Woli.

9. W jednym przypadku ( Prywatne Liceum Ogólnokształcące oraz Prywatne  Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych „Twoja Szkoła” – prowadzone przez Spółkę „CASUS” ) odmówiono podpisania protokołu z kontroli, mimo tego zgodnie z § 22 pkt.11 Zarządzenia Nr 37/12 Starosty Stalowowolskiego z dnia 27.06.2012r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu przeprowadzania Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli oraz Jednostkach Organizacyjnych Powiatu Stalowowolskiego” kontrola została zakończona  o czym poinformowano pisemnie Spółkę „Casus”.