K. 0643.1.2015                                                                                                                     Stalowa Wola, 19.01.2015r.

Informacja

z realizacji zadań Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli

za okres od 01.01.2014r. do 31.12.2014r.

I.    Referat Kontroli w analizowanym okresie zajmował się realizacją następujących zadań:

1. Gromadzenie i aktualizowanie przepisów z zakresu spraw zaliczanych do kompetencji w/w Referatu oraz analiza wszelkich zmian występujących w przepisach i zapoznawanie się z nimi na bieżąco.
2. Gromadzenie orzecznictwa związanego z tematyką przepisów dotyczących zadań Referatu.
3. Analiza przepisów dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych.
4. Przygotowywanie planów i tez do kontroli.
5. Przeprowadzenie kontroli w jednostkach powiatowych oraz analiza dokumentów przedstawionych do kontroli.
6. Sporządzanie protokołów i sprawozdań zawierających analizę i ustalenia z kontroli.
7. Przeprowadzenie narad pokontrolnych w jednostkach, w których prowadzono kontroli i omówienie protokołów ze szczególnym zwróceniem uwagi na stwierdzone nieprawidłowości.
8. Opracowanie projektów zaleceń pokontrolnych.
9. Monitoring zaleceń pokontrolnych - poprzez analizę realizacji zaleceń w trakcie kontroli sprawdzającej oraz gromadzenie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
10. Analiza przyczyn występowania negatywnych zjawisk w kontrolowanychjednostkach i poszukiwanie propozycji dotyczących sposobu wyeliminowania ich.
11. Ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.
12. Udzielenie instruktażu i wyjaśnień dla pracowników kontrolowanych jednostek.

II. W 2014r. pracownicy Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli przeprowadzili ogółem  27 kontroli.

1. W dwóch przypadkach, kontrola była prowadzona równocześnie w 2 placówkach, ponieważ placówki te były nadzorowane przez jeden organ, a dotyczyło to szkół niepublicznych.
2. W 2014r. kontrole były prowadzone w jednostkach organizacyjnych Powiatu, w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych, otrzymujących dotacje ze środków budżetu Powiatu oraz placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia .
3. W 2014r. przeprowadzono następujące rodzaje kontroli:

             -   jedna kompleksowa,

             -  dziewiętnaście problemowych,

             -  siedem sprawdzających, z których sporządzono sprawozdania. Sprawozdania były sporządzane w tych 

                przypadkach, gdzie wszystkie zalecenia zostały w pełni zrealizowane.

    III.   Kontrole przeprowadzono w następujących jednostkach:

IV.  W jednostkach organizacyjnych Powiatu, placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia oraz w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych otrzymujących dotację z budżetu Powiatu Stalowowolskiego, przeprowadzono kontrole na następujące tematy:

1. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.
2. Prawidłowość naliczania i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
3. Prawidłowość opracowania i stosowania przepisów wewnętrznych w jednostce kontrolowanej.
4. Realizacja zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli.
5. Gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi – ze szczególnym zwróceniem uwagi na odpowiedzialność materialną pracowników .
6. Prowadzenie akt osobowych pracowników i określenie ich zakresów czynności.
7. Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
8. Prawidłowość wydatkowania środków z planu finansowego.
9. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych otrzymanych z dotacji budżetu Powiatu Stalowowolskiego w 2013 roku.
10. Realizacja wydatków z planu finansowego na płace .
11. Realizacja wydatków „na media” oraz prawidłowość sporządzania i zawierania umów.
12. Stosowanie ustawy „Prawo Zamówień Publicznych” przy zakupie dóbr i usług.
13. Realizacja zadań wynikających z przepisów dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji.
14. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce.
15. Organizacja administracyjna obsługi szkoły, a w szczególności zgodność stanu zatrudnienia z arkuszem organizacyjnym szkoły.
16. Wykonywanie zadań kierownika zakładu pracy, a w szczególności:

            -  zatrudnianie i zwalnianie nauczycieli i innych pracowników szkoły,

            -  przyznawanie nagród i wymierzanie kar porządkowych nauczycielom i innym pracownikom szkoły,

            -  występowanie z wnioskami w sprawie odznaczeń , nagród i innych wyróżnień dla nauczycieli i innych

               pracowników szkoły.

W większości kontrolowanych jednostek były realizowane dwa lub trzy tematy kontroli, w przypadku kontroli 

kompleksowej 6 tematów. Sprawdzano i analizowano dokumenty i przepisy związane z zagadnieniami wynikającymi z tych tematów .

   V.   Efekty przeprowadzenia kontroli.

1. Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych /tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 885 z późn. zm./, dotyczących nadzoru i kontroli w zakresie spraw finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz innych kontrolowanych placówkach.
2. Bezpośrednim efektem z przeprowadzenia kontroli były protokoły (20), sprawozdania (7) oraz zalecenia pokontrolne (14).
3. Równocześnie w trakcie przeprowadzenia kontroli lub po jej zakończeniu udzielano instruktażu, udostępniano aktualnie obowiązujące przepisy z zakresu kontrolowanych zagadnień oraz wzory niektórych dokumentów opracowane przez pracowników Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym.
4. Po zakończeniu kontroli były organizowane narady z Kierownikiem i Głównym Księgowym kontrolowanej jednostki  i zainteresowanymi pracownikami, w trakcie których omawiano:treść ustaleń zawartych w protokołach,stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości.
5. Prowadzony jest monitoring realizacji zaleceń, a tym samym wykorzystania wyników kontroli poprzez żądanie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne oraz prowadzenie kontroli sprawdzających.
6. Po przeprowadzonych kontrolach przekazano do jednostek organizacyjnych Powiatu następujące zalecenia pokontrolne:

1. Przestrzegać bezwzględnie przepisy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych /t.j. Dz.U.2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm./ oraz przepisy Rozporządzenia MSWiA z dnia 29.04.2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych /Dz.U. 2004, Nr 100, poz. 1024/ a w szczególności:   należy uaktualnić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne  zapewniające ochronę przetwarzania danych osobowych w jednostce, powołać Zarządzeniem Dyrektora – Administratora bezpieczeństwa informacji, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych oraz założyć i prowadzić na bieżąco w jednostce ewidencje osób upoważnionych przez Dyrektora do dostępu   i przetwarzania danych osobowych pracowników oraz mieszkańców.
2. Bezwzględnie przestrzegać przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów  i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych /Dz. U. Nr 38, poz.207 z późn. zm./. Wydatki na kanalizację należy ujmować w § 4300 (zakup usług pozostałych) a nie w § 4260 (zakup energii).
3. Na każdy rok kalendarzowy należy opracowywać plan (harmonogram) inwentaryzacji.
4. Należy założyć „Księgę druków ścisłego zarachowania” oraz uzupełnić zapisy w „Księdze inwentarzowej”. Ewidencję druków ścisłego zarachowania oraz majątku jednostki prowadzić na bieżąco.
5. Grunty oraz wartości niematerialne i prawne należy inwentaryzować drogą weryfikacji sald a nie spisem z natury. Wartości niematerialne i prawne należy ewidencjonować na koncie 020.
6. Przestrzegać bezwzględnie przepisy art.32 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym /t.j. z 2013r. poz.595 z późn. zm./z których wynika, że mieniem powiatu, w tym również szkół ponadgimnazjalnych dysponuje i gospodaruje Zarząd Powiatu. W związku z tym w przypadku likwidacji, sprzedaży, dzierżawy czy wynajmu mienia Szkoły - niezbędna jest zgoda Zarządu Powiatu Stalowowolskiego.
7. Należy opracowywać plan finansowy jednostki po przeanalizowaniu potrzeb niezbędnych do jej prawidłowego funkcjonowania i realizowania jej zadań statutowych - w podziale na paragrafy i dostosowywać go na bieżąco do faktycznych potrzeb.
8. Wypłata środków finansowych jednostki może następować wyłącznie na podstawie dowodu księgowego lub decyzji Dyrektora, który jest dysponentem środków pieniężnych danej jednostki. Należy uzupełnić brakujące dokumenty i opracować decyzje dotyczące przyznania dodatków specjalnych dla poszczególnych pracowników oraz uzasadnienie tych dodatków ( określić zakres dodatkowych zadań dla nich).
9. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe należy wypłacać z dołu na podstawie faktycznie wypracowanych godzin,  a nie na podstawie planowanych zajęć lub średniej ilości godzin, przypadających w niepełnych tygodniach. Karty rozliczenia godzin ponadwymiarowych nie powinny być sporządzane przez pracowników księgowości, ponieważ pracownicy ci równocześnie naliczają i wypłacają wynagrodzenie za te godziny.
10. Należy przestrzegać przepisy ustawy: Karta Nauczyciela, a w szczególności ustalenia zawarte w art.35 ust.1 w/w ustawy, który mówi o tym, że: „w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć”. W miesiącu wrześniu 8 nauczycieli realizowało planowaną liczbę godzin ponadwymiarowych w wymiarze przekraczającym ½ liczby godzin przypadających na etat. W przyszłości należy ograniczać ilość godzin ponadwymiarowych dla poszczególnych nauczycieli do maksymalnej liczby nie przekraczającej ½ etatu.
11. Należy zmniejszyć plan na 2014 rok na paragrafach dotyczących dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013r., ponieważ plan ten był zawyżony o kwotę: 19 800,86 zł. w stosunku do potrzeb jednostki, a w ciągu roku jeszcze zwiększono go o kwotę: 2 330 zł.
12. Należy zwrócić do budżetu Powiatu Stalowowolskiego kwotę:1 056,72 zł., o którą zawyżono odpis   na ZFŚS w 2013r.

7. Treść niektórych zaleceń powtarzała się w kilku jednostkach.

8.W pięciu przypadkach do protokołu były dołączone wyjaśnienia Kierowników jednostek kontrolowanych dotyczące badanych zagadnień:

• Wyjaśnienia do protokołu z dnia 28.03.2014r. z kontroli problemowej przeprowadzonej   w Centrum Edukacji Zawodowej w Stalowej Woli.
• Wyjaśnienia do protokołu z dnia 18.04.2014r. z kontroli problemowej przeprowadzonej  w Domu Dziecka w Stalowej Woli.
• Wyjaśnienia do protokołu z dnia 06.05.2014r. z kontroli problemowej przeprowadzonej  w Zespole Placówek Oświatowo - Wychowawczych w Stalowej Woli.
• Wyjaśnienia do protokołu z dnia 06.06.2014r. z kontroli problemowej przeprowadzonej  w Zespole Szkół Nr 1 w Stalowej Woli.
• Wyjaśnienia do protokołu z dnia 16.07.2014r. z kontroli problemowej przeprowadzonejw Liceum Ogólnokształcącym oraz Policealnej Szkole w Stalowej Woli ul. Okulickiego 51.

9. W jednym przypadku (Liceum Ogólnokształcące oraz Policealna Szkoła w Stalowej Woli ul. Okulickiego 51

    – prowadzone przez Panią Ewę Piechowską ) złożono zastrzeżenia do protokołu z kontroli. Po przeanalizowaniu

    zastrzeżeń, nie znaleziono podstaw do ich uwzględnienia.