Informacja z realizacji zadań Referatu Kontroli za 2012 rok
Normal 0 21 Normal 0 21 Normal 0 21
K. 0643.1.2013 Stalowa Wola, 1.02.2013r.
Informacja
z realizacji zadań Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli
za okres od 01.01.2012r. do 31.12.2012r.
I. Referat Kontroli w analizowanym okresie zajmował się realizacją następujących
zadań:
1. Gromadzenie i aktualizowanie przepisów z zakresu spraw zaliczanych do kompetencji w/w Referatu oraz analiza wszelkich zmian występujących w przepisach prawnych i zapoznawanie się z nimi na bieżąco.
2. Gromadzenie orzecznictwa związanego z tematyką przepisów dotyczących zadań Referatu.
3. Analiza przepisów dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych.
4. Przygotowywanie planów i tez do kontroli.
5. Przeprowadzenie kontroli w jednostkach powiatowych oraz analiza dokumentów przedstawionych do kontroli.
6. Sporządzanie protokołów i sprawozdań zawierających analizę i ustalenia z kontroli.
7. Przeprowadzenie narad pokontrolnych w jednostkach, w których prowadzono kontrole i omówienie protokołów ze szczególnym zwróceniem uwagi na stwierdzone nieprawidłowości.
8. Opracowanie projektów zaleceń pokontrolnych.
9. Monitoring zaleceń pokontrolnych - poprzez analizę realizacji zaleceń pokontrolnych w trakcie kontroli sprawdzającej oraz gromadzenie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
10. Analiza przyczyn występowania negatywnych zjawisk w kontrolowanych jednostkach i poszukiwanie propozycji dotyczących sposobu wyeliminowania ich.
11. Ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.
12. Udzielenie instruktażu i wyjaśnień dla pracowników kontrolowanych jednostek.
II. W 2012r. pracownicy Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli przeprowadzili ogółem 38 kontroli.
1. W trzech przypadkach, kontrole były prowadzone równocześnie w 2 placówkach, ponieważ placówki te były nadzorowane przez jeden organ – tj. Spółki z o.o., a dotyczyło to szkół niepublicznych.
2. W 2012r. kontrole były prowadzone w jednostkach organizacyjnych Powiatu, w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych, otrzymujących dotacje ze środków budżetu Powiatu oraz placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia .
3. W 2012r. przeprowadzono następujące rodzaje kontroli:
- dwie kompleksowe , w których uczestniczyli pracownicy z następujących Wydziałów Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli : Wydział Inwestycji i Mienia, Wydział Budżetu i Finansów, Wydział EKZ, Wydział Organizacji i Zarządzania Kryzysowego oraz Referat Kontroli,
- dwadzieścia cztery problemowych,
- dwanaście sprawdzających, z których sporządzono 4 protokoły i 8 sprawozdań. Sprawozdania były sporządzane w tych przypadkach, gdzie wszystkie zalecenia zostały w pełni zrealizowane.
III. Kontrole przeprowadzono w następujących jednostkach organizacyjnych:
Lp. |
Nazwa jednostki |
Rodzaj Kontroli |
Ilość zaleceń pokontrolnych |
1. |
Kompleksowa |
2 |
|
2. |
Sprawdzająca |
0 |
|
3. |
Zespół Placówek Oświatowo - Wychowawczych |
Kompleksowa |
4 |
4. |
Zespół Placówek Oświatowo - Wychowawczych |
Sprawdzająca |
0 |
5. |
Społeczne Liceum Ogólnokształcące |
Problemowa |
0 |
6. |
NZOZ Ośrodek Rehabilitacji Dzieci Niepełnosprawnych , Ośrodek Rewalidacyjno – Wychowawczy „Szansa” |
Sprawdzająca |
0 |
7. |
NZOZ Ośrodek Rehabilitacji Dzieci Niepełnosprawnych , Ośrodek Rewalidacyjno – Wychowawczy „Szansa” |
Problemowa |
6 |
8. |
Warsztaty Terapii Zajęciowej przy Stowarzyszeniu na Rzecz Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej „Szansa” |
Problemowa |
0 |
9. |
Stalowowolski Ośrodek Wsparcia i Interwencji Kryzysowej |
Problemowa |
3 |
10. |
Liceum Ogólnokształcące oraz Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Zaklikowie |
Problemowa |
3 |
11. |
Liceum Ogólnokształcące oraz Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Zaklikowie |
Sprawdzająca |
0 |
12. |
Zespół Szkół Ogólnokształcących |
Sprawdzająca |
0 |
13. |
ZS Ponadgimnazjalnych Nr1 |
Problemowa |
0 |
14. |
ZS Ponadgimnazjalnych Nr1 |
Sprawdzająca |
0 |
15. |
Zespół Placówek Katolickiego Ośrodka Opiekuńczo – Wychowawczego „Oratorium” |
Problemowa |
2 |
16. |
Dom Dziecka |
Problemowa |
2 |
17. |
Dom Dziecka p.n. „Ochronka” |
Problemowa |
1 |
18. |
Dom Dziecka p.n. „Ochronka” |
Sprawdzająca |
0 |
19. |
Centrum Edukacji Zawodowej |
Problemowa |
0 |
20. |
Centrum Edukacji Zawodowej |
Sprawdzająca |
0 |
21. |
Warsztaty Terapii Zajęciowej przy Stowarzyszeniu na Rzecz Osób Szczególnej Troski „Nadzieja” |
Problemowa |
1 |
22. |
Katolickie Liceum Ogólnokształcące |
Problemowa |
0 |
23. |
CKUiODiDZ |
Problemowa |
3 |
24. |
Prywatne Liceum Ogólnokształcące oraz Prywatne Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych „Twoja Szkoła”. |
Problemowa |
2 |
25. |
Zarząd Dróg Powiatowych |
Problemowa |
4 |
26. |
Zarząd Dróg Powiatowych |
Sprawdzająca |
0 |
27. |
ZS Ponadgimnazjalnych Nr 3 |
Problemowa |
0 |
28. |
Dom Pomocy Społecznej |
Problemowa |
0 |
29. |
Dom Pomocy Społecznej |
Sprawdzająca |
0 |
30. |
Powiatowy Urząd Pracy |
Problemowa |
0 |
31. |
Powiatowy Urząd Pracy |
Sprawdzająca |
0 |
32. |
ZS Nr 6 Specjalnych |
Problemowa |
1 |
33. |
Samodzielny Publiczny ZZOZ |
Problemowa |
1 |
34. |
ZS Ponadgimnazjalnych Nr 2 |
Problemowa |
3 |
35. |
ZS Ponadgimnazjalnych Nr 2 |
Sprawdzająca |
0 |
36 |
Zakład Pielęgnacyjno -Opiekuńczy |
Problemowa |
0 |
37. |
Policealne Studium Farmaceutyczne „Omega” oraz Policealna Szkół Ochrony Zdrowia „ Promed - Omega” (Kielce) |
Problemowa |
0 |
38. |
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie |
Problemowa |
0 |
IV. W jednostkach organizacyjnych Powiatu, placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia oraz w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych otrzymujących dotację ze środków budżetu Powiatu Stalowowolskiego, przeprowadzono kontrole na następujące tematy:
1. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce.
2. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.
3. Prawidłowość gospodarowania Funduszem Płac.
4. Realizacja zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli.
5. Gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi – ze szczególnym zwróceniem uwagi na odpowiedzialność materialną pracowników .
6. Prawidłowość opracowania i stosowania przepisów wewnętrznych w jednostce.
7. Prowadzenie akt osobowych pracowników i określenie ich zakresów czynności.
8. Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
9. Prawidłowość naliczania i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
10. Realizacja wydatków z planu finansowego.
11. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych otrzymanych ze Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli w 2011 i 2012 roku.
12. Prawidłowości przeprowadzania procedury zatrudniania pracowników oraz organizacji staży.
13. Kontrola działalności Ośrodka Rewalidacyjno – Wychowawczego w Stalowej Woli, realizującego zadania z zakresu wieloprofilowej terapii dzieci niepełnosprawnych, pomoc rodzicom tych dzieci oraz realizacja obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki dzieci i młodzieży z upośledzeniem umysłowym ze sprzężonymi niepełnosprawnościami: w zakresie prawidłowości wydatkowania środków finansowych otrzymanych z budżetu Powiatu Stalowowolskiego w 2011r.
14. Kontrola działalności Warsztatów Terapii Zajęciowej w Stalowej Woli w zakresie prawidłowości wydatkowania środków finansowych otrzymanych z budżetu Powiatu Stalowowolskiego w 2011r.
15. Kontrola w „Oratorium” , prowadzącym wielofunkcyjny zespół placówek opiekuńczo - wychowawczych w Stalowej Woli, w zakresie prawidłowości wydatkowania środków finansowych otrzymanych z budżetu Powiatu Stalowowolskiego w 2011r.
16. Prawidłowość sporządzania i zawierania umów dotyczących usług.
17. Realizacja zadań związanych z prowadzeniem składnicy akt w jednostce.
18. Realizacja zadań wynikających z przepisów dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji.
W większości kontrolowanych jednostek były realizowane dwa, trzy lub cztery tematy kontroli. Sprawdzano i analizowano dokumenty i przepisy związane z zagadnieniami wynikającymi z tych tematów .
V. Efekty przeprowadzenia kontroli.
1. Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych / Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm./, dotyczących nadzoru i kontroli w zakresie spraw finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz innych kontrolowanych placówkach.
2. Bezpośrednim efektem z przeprowadzenia kontroli były protokoły (30), sprawo-zdania (8) oraz zalecenia pokontrolne (38).
3. Równocześnie w trakcie przeprowadzenia kontroli lub po jej zakończeniu udzielano instruktażu, udostępniano aktualnie obowiązujące przepisy z zakresu kontrolowanych zagadnień oraz wzory niektórych dokumentów opracowane przez pracowników Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym.
4. Po zakończeniu kontroli były organizowane narady z Kierownikiem i Głównym Księgowym kontrolowanej jednostki i zainteresowanymi pracownikami, w trakcie których omawiano:
- treść ustaleń zawartych w protokołach,
- stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości.
5. Prowadzony jest monitoring realizacji zaleceń, a tym samym wykorzystania wyników kontroli poprzez żądanie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne oraz prowadzenie kontroli sprawdzających.
6. Po przeprowadzonych kontrolach przekazano do jednostek organizacyjnych Powiatu następujące zalecenia pokontrolne:
1/ Przestrzegać bezwzględnie przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. W 2012 roku wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne dla 6 pracowników projektu oraz dla członków rodziny zmarłego pracownika niezgodnie z art. 5 ust.2 w/w ustawy.
2/ Uaktualnić w jednostce przepisy kancelaryjno - archiwalne tj.:
- „Instrukcję Kancelaryjną”
- „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt”
- „Instrukcję organizacji i zakresu działania Składnicy Akt”
w/w przepisy wewnętrzne należy wprowadzić w życie Zarządzeniami Dyrektora, po uprzednim zaakceptowaniu ich przez Archiwum Państwowe.
3/ W celu uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej należy podjąć następujące działania:
a) Opisać teczki zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,
b) Zaprowadzić i stosować w jednostce środki ewidencyjne związane z prowadzeniem Składnicy Akt takie jak:
- spisy zdawczo - odbiorcze,
- wykaz spisów zdawczo – odbiorczych,
- karty udostępniania akt,
- ewidencja wypożyczonych akt ,
c) Założyć i prowadzić na bieżąco spisy spraw w teczkach akt.
d) Przestrzegać przepisy dotyczące brakowania dokumentacji, której minął czas przechowywania w Składnicy Akt t.j. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002r. Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).
e) Sporządzać roczne sprawozdanie z działalności Składnicy Akt.
f) Przeprowadzić brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w Składnicy Akt już minął, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego. Z przeprowadzonego brakowania należy sporządzić protokół brakowania dokumentacji .
4/ Przestrzegać bezwzględnie przepisy dotyczące naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego „13-ki”, ze szczególnym zwróceniem uwagi na odliczenie wszystkich kwot, które nie wchodzą do jej podstawy .
Skorygować różnice wynikające z zawyżenia „13-ki” wypłaconej w 2012 roku.
5/ Przestrzegać przepisy ustawy z dnia 04.03.1994r. o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych /t.j. z 2012r. , Dz. U. pozycja 592./ , a w szczególności:
a) Uaktualnić i zmienić Regulamin ZFŚS w Zarządzie Dróg Powiatowych w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy .
b) Na każdy rok kalendarzowy należy opracowywać plan ZFŚS.
c) Przy wydatkowaniu środków z ZFŚS, przestrzegać przepisy zawarte w art. 8 ustawy o funduszu świadczeń socjalnych, które mówią o obowiązku „różnicowania wszystkich świadczeń z ZFŚS - w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”
d) Żądać od osób ubiegające się o dofinansowanie różnych form pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych , złożenia wniosku o dofinansowanie - obowiązek ten wynika z ogólnie obowiązujących przepisów.
6/ Uzupełnić brakujące przepisy wewnętrzne, dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w Zarządzie Dróg Powiatowych, w oparciu o ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych / Dz. U. nr 157, poz.1240 z późn. zm./, oraz „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” opublikowane / Dz Urz. Ministra Finansów nr 15, poz. 84, z 30 grudnia 2009 r./
7/ Ustalając wynagrodzenie zasadnicze pracowników należy przestrzegać zgodności zaszeregowania grup z wymaganiami kwalifikacyjnymi pracowników wynikającymi z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. nr 50, poz.398 z późn. zm.).
Zmienić i ustalić dla nowoprzyjętego pracownika grupę zaszeregowania zgodną z aktualnie obowiązującymi przepisami.
8/ Przestrzegać terminy płatności faktur, ponieważ wystąpiły przypadki płacenia po ustalonym terminie.
9/ Przestrzegać przepisy dotyczące wynagrodzeń i premię dla pracowników wypłacać
zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi.
10/ Przestrzegać przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.10.2007r. w sprawie placówek opiekuńczo wychowawczych /Dz. U. Nr 201, poz. 1455 z późn. zm./ - ze szczególnym zwróceniem uwagi na przepisy dotyczące kieszonkowego wypłacanego wychowankom.
11/ Założyć dokumentację dotyczącą użytkowania samochodów służbowych przez Zespół Placówek Katolickiego Ośrodka Opiekuńczo Wychowawczego „Oratorium” w Stalowej Woli i prowadzić ją systematycznie oraz ustalić normy zużycia paliwa dla poszczególnych samochodów.
12/ Na rachunkach za meble, wyposażenie, komputery, sprzęt audiowizualny i fotograficzny oraz odzież i obuwie umieszczać adnotację do jakich pomieszczeń lub dla kogo zostały zakupione, z podpisem osoby, która pobrała te przedmioty.
13/ Brak adnotacji dotyczącej źródła finansowania wydatków na następujących
dowodach księgowych:
- Noty księgowe obciążające Siedleckie Centrum Edukacyjne za wynajem sal lekcyjnych,
- Dokumenty potwierdzające dokonania przelewu prowizji i opłat bankowych,
- Faktury za zakup materiałów biurowych i druków szkolnych.
Uzupełnić dokumenty o brakujące adnotacje oraz nie dopuszczać w przyszłości do podobnych nieprawidłowości.
14/ Należy przestrzegać bezwzględnie przepisy art. 21 ustawy z dnia a 29.09.1994r. o rachunkowości /t.j. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm./ - dotyczące wymogów opisu dowodu księgowego. Przedstawione do kontroli dowody księgowe nie posiadały numerów, pod którymi zostały wpisane do księgi rachunkowej prowadzonej w formie komputerowej.
15/ Należy wyjaśnić dlaczego wystąpiły rozbieżności pomiędzy kwotami wynikającymi z umów, a kwotami na listach wynagrodzeń u 14 sprawdzonych pracowników zatrudnionych w Uzupełniającym Liceum ogólnokształcącym dla Dorosłych, a następnie usunąć powstałe nieprawidłowości.
16/ W przypadkach zlecenia wykonania usług, należy zawierać z danym wykonawcą umowę na piśmie.
17/ Nie dopuszczać w przyszłości do występowania rozbieżności między dokumentacją księgową przedstawianą do kontroli, a sprawozdaniem rocznym dotyczącym wydatkowania środków pochodzących z dotacji Powiatu Stalowowolskiego.
18/ Dokumentację dotyczącą podróży służbowych ( polecenia wyjazdu, karty drogowe) należy akceptować na bieżąco przez Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Ruchu Pomocy Psychologicznej „Integracja” .
19/ Zgodnie z wymogami art.6 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152. Poz. 1233 z póżn. zm.) w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
20/ Do środków trwałych należy zaliczać wyposażenie o wartości powyżej 3 500 zł. – stanowiącej graniczną wartość środków trwałych zgodnie z art.16 d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54, poz.654 z późn. zm.) . Zgodnie z polityką rachunkowości, środki trwałe, które nie odpowiadają kryteriom klasyfikacji środków trwałych powinny przejść do pozostałej grupy środków.
21/ Stosownie do art. 40 pkt.2 , ppkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych /dz. U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm./ realizować obowiązek naliczania odsetek od nieterminowych płatności.
22/ Nie można rozliczać z dotacji oświatowej przyznanej przez Starostwo Powiatowe w Stalowej Woli na dofinansowanie realizacji zadań szkoły następujących kosztów :
- kosztów reklamy wizualnej oferty edukacyjnej szkoły ( koszty ponoszone za wynajem powierzchni pod baner na budynku szkoły) , które za okres od stycznia do czerwca wyniosły: 3 690,00 zł ., w tym : LU – 1 445,00 zł. i w LO- 2 245,00zł.
- kosztów zakupu artykułów spożywczych : 37.92zł.
- kosztów transportu artykułów biurowych : 83,64zł.
- kosztów wynagrodzenia Spółki za prowadzenie szkoły , który za okres 5 miesięcy, wynosił: 30 847,38zł. (w tym z PULO 12 666,33 zł. i z PLO 18 181,05 zł) .
23/ Należy uzupełnić braki w podpisach i opisach dokumentów księgowych oraz przestrzegać w przyszłości przepisy ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości /t.j. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm./ szczególnie te, które dotyczą sporządzania dokumentów księgowych.
24/ Wyjaśnić dlaczego podana w sprawozdaniu wysokość kosztów ” ze względu na rodzaj kosztów” jest różna od kosztów „według źródeł finansowania” (2 253 180, 23 zł ) i na jaki cel przeznaczono te środki ( różnica wynosi: 164 506,13zł. ).
25/ Przy opracowywaniu planu finansowego dokładnie analizować potrzeby i możliwości niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Ośrodka, aby uniknąć zawyżania planu w stosunku do niezbędnych , poniesionych kosztów.
26/ Skorygować wysokość należności wypłacanych co miesiąc za usługi informatyczne i serwis komputerowy oraz zwrócić się do firmy świadczącej te usługi o zwrot nadpłaconych kwot za 2011r.(tj. 42,00 zł).
27/ Umowy na świadczenie usług oraz na zakupy z wyjątkiem umów na „ media” zawierać na czas określony - na okres nie dłuższy niż 3 lata.
28/ Zwrócić się o zwrot kwoty wypłaconej za konfigurację komputera przy realizacji faktury nr FV 7/12/11/FVS do firmy świadczącej te usługi, za aktualizację programu płacowego i księgowego oraz konfigurację komputera - ponieważ usługi te są objęte comiesięczną umową na „usługi informatyczne i serwis komputerowy”.
29/ Należy zobowiązać pracowników odpowiedzialnych za realizację staży pracy do bezwzględnego przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy /t.j. Dz. U. Nr 69, poz. 415 z 2008r./ przy organizacji staży dla bezrobotnych, finansowanych przez Powiatowy Urząd Pracy.
7. Treść niektórych zaleceń powtarzała się w kilku jednostkach.
8. W trzech przypadkach do protokołu były dołączone wyjaśnienia Kierowników
jednostek kontrolowanych dotyczące badanych zagadnień:
1/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 11.04.2012r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Stalowowolskim Ośrodku Wsparcia i Interwencji Kryzysowej w Stalowej Woli.
2/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 21.08.2012r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Katolickim LiceumOgólnokształcącym w Stalowej Woli.
3/ Wyjaśnienia do protokołu z dnia 03.09.2012r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Ustawicznego i Ośrodku Dokształcania i Doskonalenia Zawodowego w Stalowej Woli.
9. W jednym przypadku ( Prywatne Liceum Ogólnokształcące oraz Prywatne Uzupełniające Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych „Twoja Szkoła” – prowadzone przez Spółkę „CASUS” ) odmówiono podpisania protokołu z kontroli.